为何团队沟通常常无效?简单必学的3个改善技巧

时间太少、事情太多,如何做到有效率又有效果的沟通?对此,数位行销机构MWI Veterinary Supply的创办人Josh Steimle,特别分享三个在办公室可使用的实用技巧。 一、传达要求务必「简单具体」 工作中,难免有需要他人协助的时刻。多数人可能因为不好意思对他人下达要求,会用暧昧模糊的话如,「有没有人可以帮我一下?」「大家可以找时间一起讨论某个东西吗?」询问他人。

结果通常是没有人回应,需要再重新找人帮忙。 为了避免问题发生,传达要求时务必「简单具体」: .需要谁帮忙 .做什么 .大概需要花费多少时间

举例而言,若想请同事协助检查某份报告,预估会花同事5分钟的时间,建议问「可以借你5分钟,请你帮我检查这份报告吗?」若对方时间及安排上能配合,通常会愿意答应;反之,不行配合也能快速回应,替双方节省许多沟通成本。

二、沟通任务时,先解释这件事的「价值」  团队合作时,要「做完」一件事很简单,要「做好」却不容易。而困难的原因常在于成员「不知道做这件事的价值」,或是认为「这件事就算成功,对自己也没有直接影响」的心态。

该如何解决这个问题? Steimle建议,进行团队合作前,清楚传达「把事情做好,能为公司、部门和成员各自带来什么价值」。

这么做不仅能让团队成员对任务和团队产生连结、提升努力的动力,也能对自己「站在对方立场思考」的举动产生好感。 或许有人会质疑,「这么做有必要吗?很少人会刻意在工作上摆烂。」

但若我们换位思考,「做一件对自己有价值的事」及「必须要做,但结果跟自己不太有关系的事」,我们为此付出的心力和专注力绝对有很大的差异,结果也会因而不同

三、不对非专业的业务发表评论 工作场合中,十分忌讳「乱说话」和「说错话」。

当他人或别的部门犯了错,其工作内容也并非自己的专业时;千万别「马后炮」地下指导棋,或指指点点地讨论他人。

乱说八卦或讨论他人的行为,不仅会影响他人对自己的评价,更可能竖立敌人、为自己招来麻烦。如果真的想与他人讨论公司发生的事情,也应尽量「对事不对人」,不给他人挑拨的空间。

学会适当地保持沉默,在该表达意见时才传达想法,才是在办公室长久工作的生存之道。

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